Bijeenkomst 13.02.2008

REGIEPLATFORM FEBRUARI 2008

"Hoe ver is facility management op het gebied van regievoering?"

Stichting F-MEX organiseerde op 13 februari 2007 een regieplatform. Hierbij waren ruim 45 mensen aanwezig. Tijdens deze bijeenkomst werden presentaties gegeven en meningen met elkaar gedeeld. 

Tegenwoordig zijn veel facilitaire organisaties bezig met regievoering. Om elkaar hierin te ondersteunen is door F-MEX een reeks van regieplatform bijeenkomsten georganiseerd, met als doel het uitwisselen van kennis en ervaring.

Hoe ver zijn de facilitaire organisaties eigenlijk op het gebied van regievoering?

Tijdens het regieplatform kwamen verschillende sprekers aan bod. Allereerst werd een inleiding gegeven over stichting F-MEX. Deze werd gegeven door voorzitter Iwan Liem en tevens Hoofd Facility management Corus Staal BV IJmuiden.

Klaas Haverkamp van IFMEC volgende hierop met een presentatie waarin verschillende organisatievormen omschreven werden doormiddel van diersoorten. Na een korte discussie over regievoering met de aanwezigen, was het de beurt aan Henk van der Sluis om te vertellen over de regievoering binnen de Schiphol Group. Afsluitend aan het regieplatform werd nog hevig met elkaar gediscussieerd over regievoering en was er gelegenheid voor een hapje en drankje

Presentatie Klaas Haverkamp IFMEC

Klaas Haverkamp omschreef de verschillende organisatievormen door middel van diersoorten.
Zo heeft het zeepaardje geen behoefte aan uitbesteding, daartegenover staat de vlinder. De vlinder is ontstaan uit een rups. Hier gaat het om de transformatie naar een regieorganisatie. Daarnaast vertelde Klaas Havenkamp over een onderzoek dat hij verricht heeft over regievoering. Tijdens dit onderzoek stelde Klaas Havenkamp de volgende vragen aan twaalf deskundigen; “wat versta je onder regievoering, wat verwacht je van regievoering, wanneer is het toepasbaar en wat zijn je ervaringen met regievoering?” Hieruit vloeide verschillende meningen. Alleen al bij de eerste vraag; “wat versta je onder regievoering?” kwamen allerlei meningen naar voren.

Zo deelden zes mensen de mening dat operationele taken door externen uitgevoerd moeten worden. Andere meningen die naar voren kwamen waren: uitbesteden en controleren, makelaars functie tussen vraag en aanbod en verantwoordelijkheden met betrekking tot het ontstaan van calamiteiten.

Presentatie Schiphol Group

In de presentatie van Henk van der Sluis kwam naar voren hoe de Facilitaire organisatie van de Schiphol Group in elkaar zit. Schiphol Group faciliteert alleen aan de medewerkers. Dat betekent dat zij niet faciliteren aan de passagiers van de luchthaven. Schiphol Group valt onder de overheid en daarmee verdient Schiphol Group niets aan het luchthavenverkeer. Schiphol Group is bezig met het doorvoeren van veranderingen binnen de Facilitaire organisatie. Zo is accountmanagement al ingevoerd, maar wil Schiphol Group nog een scheiding van de front- en backoffice en de invoering van contractbeheer realiseren. Schiphol Group wil de stap van uitvoering naar regie maken, hierin vindt Henk van der Sluis dat regie afhangt van het type organisatie. De wensen en behoeften van de klant verschillen namelijk per type organisatie.

De conversatie regievoering

Tussen en na de presentaties kwamen discussies op gang over regievoering. Iwan Liem stelde voor om openlijk meningen en ervaringen over regievoering te delen .
Hierbij werden de volgende vragen gesteld:  “Is uitbesteding wel noodzakelijk bij regievoering of zijn dit twee aparte vraagstukken?” “Wat maakt het succes van een regieorganisatie?” “Hoe diep moet er gekeken worden naar de wensen en behoeften van de klant?” “Welke aspecten kent een regisseur?”

Regie & Uitbesteding

Maybrit Admiraal van Humanmanagement is van mening dat uitbesteding en regie twee aparte vraagstukken zijn, die niet per definitie niet aan elkaar gekoppeld hoeven te worden. Daarentegen ziet Annemarie Pots van Ahold wel verband met uitbesteding en regie. Door uitbesteding is er mogelijkheid tot beter leiderschap en meer ontwikkelingen naar innoveren. Kees Lansbergen van de Erasmus Universiteit haakt hierop in door duidelijk te maken dat hij uitbesteding en partnership met externe partijen een goede combinatie vindt. Door het partnership kan de organisatie haar kennis behouden. Henk van der Sluis voegt hieraan toe dat het naar zijn idee moet gaan om een partnership met vertrouwen.

Succes van een regieorganisatie

De factoren die volgens Ron de Vries van RNW een belangrijke rol spelen voor het succes van een regieorganisatie zijn: klantwensen, financiële mogelijkheden, hoe ver de eigen organisatie is, maar ook hoe ver de markt ontwikkeld is.

De wensen en behoeften van de klant

Leo Laanen van IFMEC is van mening dat de sturing binnen een regieorganisatie gericht moet zijn op de dienstverlening naar de klant toe. Ook Hugo Hendriks van de Universiteit Tilburg is het eens dat Facilitaire organisaties zich meer moeten aanpassen aan de wensen en behoeften van de klant.

Ian van der Pool van het Ministerie van Defensie merkt op dat de klant zijn wensen en behoeften dient te omschrijven. Hiervoor dient de klant zich eerst te oriënteren. Henk van der Sluis voegt hier aan toe dat dit mogelijk is door het vertalen van een businessplan; waarin naar voren komt dat ze klant van mij nodig heeft.

De regisseur

Alexander Bos van BCiM vergelijkt zichzelf met een cameraman, die kiest namelijk zelf  wat er naar buiten komt. Natalie Hofman van Sedexo merkt op dat regisseurs vaak te snel de diepte in gaan, terwijl zij werkzaam moeten zijn op strategisch niveau. De regisseur dient kennis te hebben van het bedrijf en de bedrijfscultuur, daarnaast dient een bedrijf mandaat te hebben. Mandaat is de bevoegdheid om in naam van een ander te handelen, maar zonder de daarbij horende verantwoordelijkheid.

Kees Lansbergen vindt het belangrijk dat een regisseur in control is. Kees Lansbergen voelt zich daarom meer een Jaguar. Een Jaguar moet uitkijken, waakzaam en scherp zijn en daarnaast maatregelen nemen.

Conclusie

De meeste aanwezigen bij het regieplatform waren het eens met de gedachte van Leo Laanen van IFMEC, als Facility Management de eerste echte stappen zet richting regievoering zal Facility Management een gouden toekomst tegemoet gaan Veel organisaties zijn momenteel bezig met de eerste ideeën en stappen naar een regieorganisatie, wanneer Faility Management, dit verder doorgevoerd kan, zij de eerste en echte zijn in regievoering. 

Opvallend was dat er veel andere meningen en ideeën zijn over regievoering. Alleen over de kwestie of uitbesteden en regie bij elkaar horen ontstonden al de eerste discussies. Iedereen komt vanuit andere organisaties en hebben een andere kijk op regievoering.

Met deze platforms wordt kennis en ervaring met elkaar gedeeld en dat is wat deze platforms zo sterk maakt.

TEKST: MARIT HARTOG