F-MEX Scan

Naar aanleiding van de opzet van het regieplatform heeft F-MEX een scan ontwikkeld waarmee facilitaire organisaties kunnen meten in welk stadium van regievoering zij zich bevinden.

Het ontwikkelde model met bijbehorende scan is ontstaan door het samenvoegen van een aantal modellen welke nog niet concreet toepasbaar waren gemaakt voor facilitaire organisaties; een kwaliteitsspin gebaseerd op Kritische Kwaliteit Factoren, een Maturity Tool gebaseerd op het EFQM-model en een regiemodel gebaseerd op tien Kritische Regie Factoren. Vanuit de uitgangsbasis van deze drie modellen heeft F-MEX het regie model ontwikkeld welke doormiddel van de scan meetbaar kan worden gemaakt.

Het model bestaat uit drie fases. namelijk de traditionele fase, de regiebewuste fase en de regie gestuurde fase. Hierin kan worden gescoord naar aanleiding van het beantwoorden van de vragen voorkomend in de scan.

Traditionele fase
Wanneer een organisatie in deze fase scoort, is zij op een traditionele wijze bezig. Dit houdt in dat de organisatie nog zeer productgericht bezig is en geen rekening houdt met, of inzicht heeft in haar medewerkers en klanten. De processen en diensten worden ad-hoc gevoerd en er wordt reactief en kort gereageerd op aanvragen en klachten. De vorm van leidinggeven zal veelal dirigerend en instruerend zijn.

Regie Bewuste fase
In de Regie Bewuste fase is de organisatie zich meer bewust van de buitenwereld en haar omgeving. Zij stelt zich meer open voor de vraag en het aanbod van de klanten en de leveranciers. De organisatie kijkt verder dan waar zij op dat moment mee bezig is en is proactief op zoek naar klantwensen. De vorm van leidinggeven zal dat ook veelal overtuigend zijn.

Regie Gestuurde fase
In de Regie Gestuurde fase is de organisatie volledig klantgericht. Er wordt getracht om op de juiste manier in te spelen op de vraag en het aanbod. Het denken en handelen is gericht op het optimaal benutten van tijd, geld en andere middelen en er wordt nauw overleg gepleegd met de klant. De vorm van leidinggeven zal in deze fase veelal coachend en delegerend zijn.

Naast deze drie fases is het model opgedeeld in acht kritische regie factoren. De kritische regie factoren zijn meetbaar gemaakt door onderverdeling in regie indicatoren. per regie indicator worden er vragen gesteld of stellingen gegeven, gerelateerd aan de indicator van de Kritische Regie Factor. Deze vragen of stellingen worden willekeurig gesteld.

Door het ondergaan van de scan krijgt de organisatie meer zelfkennis en wordt deze als het ware een spiegel voorgehouden. Ook wordt door middel van de scan een referentiepunt gecreerd waardoor het mogelijk wordt de eigen organisatie te benchmarken.

Vanuit de resultaten komen ook de verbeterpunten naar voren welke het verschil aangeven tussen de Ist. en de Soll. Situatie en worden de verbeterpunten om dichter naar de Soll. situatie te komen duidelijk ge-identificeerd. Het uitvoeren van deze punten zal uiteindelijk bijdragen aan het bereiken van de 'Best Practice' situatie.

Naar aanleiding van de uitkomst van de scan wordt er een adviesrapport opgesteld. In dit rapport wordt een korte uitleg gegeven over de uitkomst van de afgenomen scan en hoe deze te interpreteren. Per onderdeel zal er een advies uitgebracht worden.

Het is geheel aan de facilitaire organisatie om een keuze te maken of zij de adviezen c.q. aanpassingen welke voortkomen uit de scan zelf wil gaan doorvoeren en implementeren in de organisatie, of dat zij ervoor kiest om hierbij ondersteund te worden door F-MEX trainees.