Activiteitenverslagen
Bij F-MEX vinden we netwerken belangrijk. Daarom organiseren we regelmatig activiteiten voor onze trainees, leden en relaties. Op de volgende pagina's zijn de activiteitenverslagen te vinden van onze activiteiten, inclusief een selectie van foto's.
Interactieve en inspirerende F-MEX regieworkshop: “De regiepiramide ontsluierd”. |
| Posted by Thomas (thomas van buren) on 13/05/2010 at 15:33 |
Interactieve en inspirerende F-MEX regieworkshop: “De regiepiramide ontsluierd”.
Op 13 april 2010 organiseerde F-MEX in samenwerking met Hospitality Consultants de F-MEX regieworkshop: “De regiepiramide ontsluierd.” De bijeenkomst vond plaats in het fraaie hoofdkantoor van Nike te Hilversum.
De workshop, die vroeg in de ochtend startte, begon met een voorstelronde van alle aanwezigen waarin tevens de verwachtingen van de dag uitgesproken konden worden.
Hierna vervolgde Iwan Liem zijn presentatie over het F-MEX Regiewiel.
De presentatie begon met het stelling dat FM nodig is voor de levering van toegevoegde waarde. Facility Management is in de loop der jaren steeds meer gaan uitbesteden. Nadat de ontwikkelingen werden besproken werd er dieper ingegaan op de Demand organisaties die steeds meer terug te vinden zijn in huidige organisaties. Daarbij gaat het voornamelijk om van de Legal-base naar Trust-base te gaan als het aankomt op de relatie met de leverancier. Het wederzijds vertrouwen en het investeren hierin is van groot belang.
Het uitbesteden van diensten mag ook nooit een doel op zich zijn, stelde de spreker. Er moet aansluiting zijn op de “corporate strategy”.
Na deze theorie werden er diverse managementmodellen met elkaar vergeleken. Hierna vervolgde Iwan zijn verhaal met te stellen dat extern uitbesteden geen noodzaak is, er kan ook prima intern uitbesteedt worden als de organisatie zich daar voor leent. De vraag is echter wel in welke mate je als organisatie wilt uitbesteden.
Wanneer je de uitbestede diensten (en de regieorganisatie) zo juist mogelijk wilt kunnen (aan)sturen moet je als facilitair bedrijf het klant en leveranciersmanagement in orde hebben. Na een uitleg gegeven te hebben wat klant en leveranciersmanagement inhoud, vervolgende Iwan zijn verhaal door de succesfactoren hierin te benoemen. Hierin kwam communicatie als een van de succesfactoren naar boven.
Na een korte samenvatting gegeven te hebben hoe het Regiewiel werkt en ingevuld kan worden (i.c.m. de PDCA cirkel) werd de inrichting bij Corus Ijmuiden besproken. Hieruit bleek dat het Demand-Management eigenlijk de regievoering is op de strategische klantvraag. Klant en leveranciersmanagement moeten complementair aan elkaar zijn. Meetinstrumenten als de Balanced Score Card zijn toepasbare meetinstrumenten om de kwaliteit te meten. In combinatie met de PDCA-cirkel kom je zo tot een optimalisatie van dit klant en leveranciersmanagement.
Na dit interessante verhaal was het tijd voor een korte pauze, waarna Henk van der Sluis namens F-MEX inging op de F-MEX Regiescan, waarover sinds kort een convenant is getekend in samenwerking met FierFM en Hospitality Consultants.
Na een korte intro over het begrip “regie” werd er verteld dat om naar een ultimatum in de regievoering binnen de facilitaire organisatie te komen er een duidelijke IST en SOL- situatie vastgesteld dient te worden. De Regiescan geeft inzicht in waar je staat als facilitair bedrijf. Het reikt een spiegel aan dat een referentiepunt is. Na de kritische regiefactoren besproken te hebben, die onderdeel uitmaken van de scan, werd er gesteld alle oogpunten en doelen die uit de scan voortkomen voor de facilitaire organisatie in lijn moeten zijn met de ‘corporate strategy’om zo de regie op de beste manier te kunnen voeren. Na de presentatie volgde een aantal vragen waarover een interessante discussie ontstond.
Na de presentatie van Henk van der Sluit was het tijd voor de laatste presentatie van de ochtend. Jacqueline Bakker en Maaike Wilmink van Hospitality Consultants begonnen hun presentatie over regie met het begrip “Trias Politica”, wat de scheiding der machten betekend.
Welke machten besteed je uit, en welke hou je in huis zijn vragen die je als regisseur moet kunnen stellen aan jezelf. Ook waarop je controle gaat voeren is een punt waar je als regisseur over moet nadenken. Management informatie is essentieel bij deze sturing, stelden de spreeksters. Deze controle vindt plaats op basis van KPI’s die in kaart gebracht moeten worden. Dit gebeurt vaak op basis van de 3 K’s: kosten, kwaliteit en klanttevredenheid.
Om tot een succesvolle uitvoering hierin te komen is het belangrijk dat je stappenplan doorloopt. Het door Hospitality Consultants ontwikkelde stappenplan ziet er als volgt uit:
Stap 1: Doelen definiëren
Stap 2: Afstemmen doelen op organisatie en doelgroep
Stap 3: Bepaald de KPI’s
Stap 4: Opzetten processen en deze verankeren
Stap 5: Aan de slag (met de 3 partijen in de Trais Politica).
Na de uiteenzetting van de te nemen stappen vervolgde de presentatie met een aantal tools voor monitoring, tevens ontwikkeld door Hospitality Consultants. Middels deze dashboard-rapportages krijg je een goed meetinstrument in handen. De presentatie sloot af met een aantal foto’s hoe het wel en niet kan in organisaties met betrekking tot uitvoering van ondersteunende diensten (denk o.a. aan schoonmaakdienstverlening).
Na deze boeiende presentatie was het ochtendprogramma afgelopen en was het tijd voor de lunch. Vervolgens was het de beurt aan Paul ten Hag om een presentatie te geven over Nike.
Hij vertelde over de oorsprong van de naam van het bedrijf en beschreef in een notendop de geschiedenis van Nike. Hij vervolgde zijn verhaal met de inrichting van het facilitair bedrijf van Nike in Hilversum. Hieruit bleek dat Nike ook de principes van een regieorganisatie hanteert en dat Nike zijn regieorganisatie constant aan het ontwikkelen is. De presentatie sloot af met het nieuwe businessplan van de facilitaire organisatie van Nike om zo in de toekomst de facilitaire dienstverlening nog verder te optimaliseren.
Na deze presentatie was het tijd voor een korte rondleiding door het fraaie gebouw van Nike, waarin voor de medewerkers zo’n 40 verschillende soorten sport worden aangeboden. Met hetzelfde aantal nationaliteiten maakt het Nike een unieke organisatie.
Na de rondleiding was het tijd voor de workshops. De aanwezigen werden in 3 groepen opgedeeld en kregen 4 vragen mee welke ze na uitwerking voor de groep moesten presenteren.
De cases waren:
1. Welke contractmanagementtaken zou u in de organisatie laten uitvoeren?
2. Stel per groep van 5 personen een overzicht op van de belangrijkste competenties voor de betreffende functie. Directeur FB, Accountmanager, Demand Manager, Lokale Facility Manager en de Servicepuntmedewerker
3. Vul met je groep het vanochtend besproken Regiewiel in voor de belangrijkste taken van het FB voor leveranciersmanagement en klantmanagement (op hoofdlijnen), verdeeld in “Plan” en “DO” en op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
4. Op 13 april 2010 besluit de RVB dat meer secondaire taken moeten worden uitbesteed. De Demand Manager wordt gevraagd voor- en nadelen van de allerhoogste knip (alleen Demand Manager blijft in huis) op papier te zetten. Tevens vraagt de RVB om randvoorwaarden aan deze allerhoogste knip te inventariseren.
De uitwerking van de cases was succesvol. De uitwerkingen van iedere groep leidde tot discussie en vragenrondes welke de onderwerpen vanuit verschillende oogpunten doorlichte.
Na afloop van de uitwerking van de cases sloot Iwan Liem de dag af met een evaluatie .
Hieruit bleek, dat de aanwezigen een inspirerende en interessante dag hebben gehad waarin goede discussies gevoerd zijn en waarin veel nieuwe inzichten verkregen zijn. Enkel de combinatie luisteren en cases uitwerken zou verbeterd kunnen worden volgens de aanwezigen.
Kortom: een leerzame en inspirerende F-MEX regieworkshop. We kunnen terugkijken op een zeer geslaagde dag welke voor velen nieuwe ideeën en inzichten heeft opgeleverd, precies wat F-MEX ook voor ogen had.
Namen het F-MEX bestuur.
Thomas van Buren
Presentaties van de dag:
Iwan Liem
Regiescan
Hospitality Consultants