• Aankondigingen
• Nieuwsbrief
• Activiteitenkalender
• Activiteitenverslagen
• F-MEX Columns
• Links

Activiteitenverslagen

Bij F-MEX vinden we netwerken belangrijk. Daarom organiseren we regelmatig activiteiten voor onze trainees, leden en relaties. Op de volgende pagina's zijn de activiteitenverslagen te vinden van onze activiteiten, inclusief een selectie van foto's.

Verslag Masterclass 2010: Mobiliteit
Posted by Thomas (thomas van buren) on 13/05/2010 at 17:28
Activiteitenverslagen >>

Verslag F-MEX Masterclass 2010                                       MOBILITEIT

Het artikel dat in de FMM verschijnt over de Masterclass kunt u hier lezen.

De gehouden presentaties tijdens de Masterclass vindt u hier.


Inleiding
Voor de vijfde maal vond in successie nabij Rome in april jongstleden de F-MEX Masterclass plaats. De Masterclass stond ditmaal in het teken van ‘Mobiliteit.’ Moderator van de Masterclass was mr ing. Leo J.A. van Leeuwen. Aan de Masterclass namen dertig fm-professionals deel, afkomstig uit het bedrijfsleven, overheidsorganisaties, adviesorganisaties en onderwijs, alsmede studenten en young professionals.
Na een voorstelronde, introduceerde Leo van Leeuwen zich bij het gezelschap. Leo gaf een overview van zijn carrière en eindigde met het punt waar NS Facility Services overging naar NPC en vervolgens recentelijk naar DHV. Uiteindelijk functioneert thans één Demand Manager die het gehele uitbestede facilitair proces regiseert. Leo zelf is nu directeur van RegiolinQ, een dochterbedrijf van NS, dat zich bezighoudt met de ontwikkeling van multimodaal vervoer via franchise constructies.  Leo is als voorzitter van de Raad van Advies verbonden aan F-MEX.

Een beter moment om over ‘’mobiliteit’’ te spreken was, met de vulkaan-uitbarsting op IJsland op dit moment, niet denkbaar. Bij mobiliteit gaat het op het hoogste abstractieniveau om ‘’schaarste’’. Het gaat dan om ongelijke verdeling als absolute tekorten, zowel lokaal als mondiaal. Schaarste als zodanig kan helaas niet worden gemanaged er kan wel op worden geanticipeerd. In de bestaande ontwikkelingen schetst Leo de beweging van facility manager naar facility makelaar.
In een ‘’volatiele’’ omgeving waarin verschillende generaties (van babyboomers tot ’Einsteiners’’) andere behoeften ontwikkelen; waarin duurzaamheid (vergroening) aan de orde is; waarin diversiteit (‘’elkaar begrijpen’’) een belangrijk issue is; waarin individualisering (persoonlijke invulling) de boventoon voert en waarin er een verschuiving optreedt van inputsturing (control) naar outputsturing (vertrouwen geven); in die omgeving gaat mobiliteit een centraal begrip worden. Mobiliteit als onderwerp waarin veel consequenties van de genoemde thema’s samenkomen. Mobiliteit is van iedereen, maar ook van niemand. Mobiliteit als case-study voor facility managers  is interessant want, de FM-er is integrator bij uitstek vanwege het karakter van de professionele opdracht die samen met IT en met HRM moet worden uitgevoerd.

Mobiliteitsdefinitie
Wat wordt onder mobiliteit verstaan? Leo van Leeuwen opent de discussie met de stelling dat mobiliteit staat voor ‘’beweging’’. Het is de ‘’motor’’ van onze samenleving. Daarbij is kennis- ontwikkeling  de brandstof van de motor en technologische ontwikkeling de versneller.
Mobiliteit heeft betrekking op de fysieke,maar ook op de virtuele werkplek. Het gaat om de werksituatie en om de werkrelatie als geheel, waar en hoe die ook is georganiseerd.
Tussen de F-MEX deelnemers wordt gediscussieerd over de definitie van mobiliteit en de rol c.q. de positie van de facility manager met betrekking tot dit fenomeen.

Tenslotte mondt de discussie uit in het volgende statement :  ‘ mobiliteit is alle beweging binnen een gegeven context waarbij flexibiliteit een conditio sine qua non is.’

Siemens-casus
Fileleed in en rond en tussen grote steden, parkeerproblemen, de verhouding werken-reizen die scheef groeit en energiekosten die toenemen. In een door Siemens ontwikkelde visie voor 2030 zijn  deze problemen opgelost. Deze visie wordt gebruikt om de gedachten van de  groep fm-professionals  weg te voeren van de dagelijkse vraagstukken rond mobiliteit.  De Siemensprognoses zijn gebaseerd op nu reeds bestaande technologie. Een technologie waar wellicht nu nog een te hoog prijskaartje aanhangt, maar die razendsnel binnen economisch bereik zal komen.
De vraag is wanneer en op welke wijze organisaties en haar medewerkers deze nieuwe technologische mogelijkheden écht gaan gebruiken en wat de rol van de facility manager daarin wordt? In verschillende groepen is over mobiliteit vanuit de invalshoeken strategie (CEO’s); tactiek (IFM) en operations gediscussieerd.

Strategisch niveau

Mobiliteit is “bewegen binnen een gegeven context”. Deze context is organisatie specifiek. Dit wil zeggen dat ieder bedrijf zijn eigen mobiliteitsvraagstukken kent én in competitie met zijn concurrenten hiervoor oplossingen wil bieden aan medewerkers, klanten en leveranciers.
Dit vraagt om integrale aanpak binnen organisaties. Alleen in een gezamenlijke optrekken vanuit FM, HRM, ICT en Finance kan tot resultaten worden gekomen. Iemand zal hierin het voortouw moeten nemen. (zoals zo vaak gebeurd met thema’s die van niemand en voor iedereen zijn). De rol van de facility manager wordt die van makelaar: de integrator van de mobiliteitsmatrix !

De relatie van mobiliteit met de visie (20-25 jaar) , missie (5 - 20 jaar) en strategie (>5 jaar)  van  ondernemingen zal aangebracht moeten worden. Daarbij spelen mobiliteitsvraagstukken door in thema’s als continuÏteit, winstgevendheid en duurzaamheid van de onderneming.

Tactisch niveau (mobiliteit vanuit de aanbiederkant)

Voor aanbieders van Total Facility Management vormt mobiliteit nadrukkelijk een opportunity. Mobiliteitsoplossingen kunnen los van elkaar worden aangeboden. De kracht zit echter om dat te doen in onderlinge samenhang.
Kijkend vanuit het aanbiederperspectief is FM het tactisch niveau dat invulling gaat geven wat op een  hoger (strategisch) niveau wordt besloten.

Om strategische doelstellingen te implementeren zal een businesscase gemaakt moeten worden. In deze businesscase staan naast financiële ook immateriële resultaatgebieden gedefiniëerd.
 
De resultaatgebieden in de door de masterclass ontwikkelde modelmatige businesscase zijn:

Identiteit:
Het mobiliteitsvraagstuk is organisatie specifiek. Er is geen standaardoplossing die toepasbaar is op of in iedere organisatie.

Productiviteit:
Bij het op de kosten van mobiliteit besparen is het van belang dat de productiviteit binnen een organisatie minimaal behouden blijft en uiteindelijk liever of beter verhoogd zal worden.

Duurzaamheid:
Het terug brengen van de mobiliteit bewegingen binnen de organisatie heeft als resultaat dat er minder CO2 uitstoot wordt geproduceerd. Intensiever en hergebruik van resources leidt tot een maatschappelijk verantwoorde kosten-baten verhouding.

Connectiviteit:
Goede interne communicatie stimuleert creativiteit en overbrugt afstanden. Investeringen in ICT zijn voorwaardenscheppend.

Flexibiliteit:
Het is belangrijk om werkruimten en verblijfsruimten zodanig flexibel in te richten dat deze voor diverse activiteiten benut kunnen worden. Daarnaast is het van belang dat medewerkers zelf een flexibele instelling hebben om mee te werken bij het terugbrengen van het aantal vervoersbewegingen.

Operationeel niveau.

Wat is nu de betekenis van mobiliteit in het werk van alledag? Uit de inventarisatie binnen de groepen komt naar voren dat er een (groot) onderscheid is tussen productiebedrijven en dienstverlenende bedrijven. Dit komt door de mate waarin het werk locatiegebonden is. Bij innovaties op het gebied van mobiliteit zullen dienstverlenende bedrijven het voortouw nemen.

Een mooi voorbeeld zijn de veranderingen die waarneembaar zijn in het werkproces van kennisbedrijven.
Ieder kennisbedrijf kent een waardeketen waarin wordt toegewerkt naar een eindproduct voor klanten.
Net als in de maakindustrie zie je dat zo’n waardeketen steeds meer modulair (flexibel) is opgebouwd.
Onderdelen worden relatief los van elkaar geproduceerd waarbij in de tijd en op de vorm gestuurd wordt.
De plaats waar dit gebeurt is niet meer van belang en kan in principe door iedere “producent” zelf  worden bepaald. (ieder werkt thuis, een aantal bij iemand thuis, een conferentieoord, op kantoor etc.)

De organisatie faciliteert de behoeften van deze “kennis”werkers om de waardeketen te optimaliseren.
Het aanbod (de mobiliteitsmix) wordt dan medewerker- en groepsspecifiek.

Het bieden van gestandaardiseerde mobiliteits-mogelijkheden is voor een FM-er gemeengoed vanuit zijn ervaring met het werken met facilitaire PDC’s. Het organiseren van het mobiliteits aanbod (mix), zowel flexibele werkplekken als flexibel vervoer, met garanties voor de bedrijfscontinuiteit door slimme ICT voorzieningen is de toekomst.

Aan de FM-ers om een mobiliteitskaart te ontwikkelen van waaruit locatie en niet locatie gebonden medewerkers hun eigen mobiliteit-keuzes kunnen maken. Wel bewust natuurlijk, want aan iedere keuze hangen consequenties op het gebied van duurzaamheid, tijd en kosten en die zijn inzichtelijk te maken. Deze mobiliteitskeuze kaarten zijn niet alleen van belang voor de eigen medewerkers maar ook voor klanten en leveranciers.

Zo’n kaart kan er als volgt uit zien:

Fysieke afspraak:
Aangeven wat voor inspanning het kost qua reistijd, kosten en CO2 uitstoot.
Virtuele afspraak:
Aangeven wat de besparingen zijn geweest qua reistijd, kosten en besparing CO2 uitstoot.

Bij enkele bedrijven wordt al geëxperimenteerd met mobiliteitskeuzekaarten.  De stimulans om ermee te werken komt niet alleen vanuit bewustwording (ecologisch verantwoord leven)  maar ook doordat gerealiseerde besparingen voor 50% worden bijgeschreven op het conto van de medewerker.

Is dit toekomstmuziek? Reden om dit tijdens de masterclass breder te onderzoeken vanuit de vraagstelling:

Welke mobiliteitskaart biedt de facility manager anno 2015 aan, ten einde de gebruiker in staat te stellen een beter resultaat te behalen?

 Welke (beïnvloedbare en niet beïnvloedbare) voorwaarden spelen daarbij een rol?

Om hier invulling aan te kunnen geven dienen er binnen een organisatie drie soorten gebruikers te worden onderscheiden:
- de cliënt (budgetgever)
- de customer (budgethouder)
- de consumer (gebruiker)

Voor iedere soort gebruiker zal een eigen PDC ontwikkeld moeten worden 

Voor het realiseren van deze nieuwe PDC’s zijn in Rome een aantal conclusies getrokken;

1: Interne organisatie:
Het is belangrijk om een goede samenspel te organiseren tussen de afdelingen FM, ICT, HRM en Finance. Deze afdelingen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden als het gaat om het pareren van mobiliteitsvraagstukken. Het gaat om het vinden van de juiste organisatiespecifieke alliantie.

2: Het is een ketenproces waarbij de onderdelen geïntegreerd dienen te worden.

3: Om een PDC op te kunnen stellen, gericht op diversiteit voor individuele gebruikers, zullen mobiliteitsprofielen ontwikkeld moeten worden vanuit enerzijds de behoefte en anderzijds het budget.

4. Mobiliteit (of de fm-er als makelaar?) ontwikkelt zich tot een eigen kennisgebied die om specifieke  competenties en vaardigheden vraagt. Het bestaande HBO-onderwijs zal hierop moeten aansluiten.

5. De Menukaart en de mobiliteitsmatrix zijn middelen om de flexibiliteit van organisaties te vergroten.

Het bovenstaande kon worden samengevat in de volgende figuur :